01
Design
Development
De klant
Servicebedrijven die werkbonnen gebruiken, krijgen een stroom papier en administratie te verwerken. Pegus Digital bouwde voor Thyssenkrupp een app die dit proces digitaliseerde, de werkplanning optimaliseerde en de communicatie tussen kantoor en medewerkers versnelde. De app zorgt voor lagere kosten, tijdsbesparing en een verhoogde efficiëntie.
Thyssenkrupp is een internationale groep van grotendeels onafhankelijke en efficiënte industriële en technologische bedrijven. Met 104.000 medewerkers in 60 landen leveren ze met hun producten en diensten een belangrijke bijdrage aan een betere en duurzame toekomst.
02
De uitdaging
Veel servicebedrijven werken nog met papieren werkbonnen. Medewerkers van die bedrijven moeten voor hun administratie en planning meermaals per dag hun werkbonnen boek bovenhalen. Dit is niet enkel een vervelend en tijdsintensief werk voor hen, het zorgt ook voor veel extra werk bij de interne administratie van het bedrijf waar de gegevens van de werkbonnen worden overgetikt in het centraal computersysteem. Dit kopiëren vergroot ook de kans op fouten. Thyssenkrupp, een van de grootste merkonafhankelijke dienstverleners voor liftonderhoud, zocht een manier om orders efficiënter en sneller te behandelen.
03
De oplossing
PegusDigital digitaliseerde met de Thyssenkrupp-app de werkbonnen en zorgde meteen ook voor een betere planning en communicatie.
Digitaliseren werkbonnen
Medewerkers van Thyssenkrupp registreren onder andere hun gepresteerde werkuren en gebruikte materialen en laten dit valideren door de klant. Vroeger gebeurde dit via papieren werkbonnen. Terug binnen op het bedrijf werden de bonnen gekopieerd naar de bedrijfssoftware.
Nu gebeurt alles in één beweging. De medewerkers kunnen de centraal voorbereide digitale werkbon verder aanvullen op hun tablet met gewerkte uren en materialen. De klant kan digitaal valideren – inclusief handtekening – waarna de gegevens rechtstreeks in de centrale software komen. Gedaan met herhaalde informatie noteren en met het overtikken van bonnen op het bureau.
Werkplanning
Een tweede belangrijke digitalisatie gebeurde door het toevoegen van een digitale planning aan de Thyssenkrupp-app. Medewerkers hoeven nu niet meer langs kantoor om hun werkbonnen voor die dag op te halen. Ze kunnen thuis hun planning bekijken en rechtstreeks naar de eerste opdracht rijden. Zowel voor het bedrijf als voor de medewerker levert dit een mooie tijdswinst op. De planning kan nu ook flexibel worden bijgewerkt tijdens de dag. Zo kunnen eventuele noodgevallen snel en efficiënt worden ingepland en behandeld, zonder overbodige omwegen naar kantoor. Dit bespaart een hele hoop tijd en benzine.
Informatiedeling
Voor correct onderhoud is het van groot belang om te beschikken over de juiste informatie. Als merkonafhankelijk dienstverlener voorziet Thyssenkrupp onderhoud voor diverse liftmerken en moet dus goed op de hoogte zijn van uiteenlopende technische informatie. Medewerkers moesten vroeger veel bellen met het kantoor om informatie op te vragen. De Thyssenkrupp-app heeft een informatief luik over de klanten en hun liften. Zo moeten medewerkers niet meer bellen, maar kunnen ze ter plaatse heel snel alle correcte en up-to-date informatie raadplegen. Ook zien ze de historiek per klant en welke opdrachten er gepland staan voor een specifieke lift.
Communicatie
Medewerkers kunnen ook communiceren via de Thyssenkrupp-app. Een binnenkomend alarm kan vanuit de centrale met één muisklik worden doorgestuurd naar de dichtstbijzijnde technicus. Die ontvangt het bericht op zijn tablet, kan ter plaatse de nodige informatie bekijken en meteen ingrijpen.
04
Voordelen van digitale werkprocessen
Na 2 jaar gebruik van de app haalde Thyssenkrupp een besparing en efficiëntieverhoging die veel hoger ligt dan gehoopt. De investering in de ontwikkeling van de app werd meer dan dubbel terugverdiend en de medewerkerstevredenheid steeg gevoelig. Thyssenkrupp kan sneller oplossingen bieden voor klanten, de foutenmarge ging naar beneden en de ecologische afdruk verkleinde omdat er geen werkbonnen meer moeten worden afgedrukt.
Pegus Digital is een goed georganiseerd bedrijf en werkt op alle vlakken met echte professionals, van verkoop tot oplevering.
Er wordt goed geluisterd en advies gegeven, waarbij de feitelijke scope-vorming bij de opdrachtgever ligt. In het ontwikkeltraject bieden zij daarom ook genoeg ruimte voor optimalisaties. Ook belangrijk is dat zij het budget hierbij niet uit het oog verliezen en beloftes omtrent budget en levertijd nakomen. Voor mij is Pegus Digital dus een echte aanrader!
Richard de Bruin
Head of CCC, ET-EA-BBNI/Netherlands-tkL b.v.
